¿Es válida la firma electrónica?

Firma Digital

En Colombia se ha tenido una idea equivocada consistente en creer que los únicos documentos válidos, son los que se aceptan presencialmente, de manera física, con firma manuscrita o autenticado ante notaria. Sin embargo, la realidad es que desde el año 1999, la firma electrónica es válida para firmar documentos. A continuación, te resolveremos algunas dudas al respecto.

07 de Septiembre de 2020 / Central de Arrendamientos

Con ocasión a la pandemia varios de los trámites que tradicionalmente se hacían de manera física o presencial se han tenido que hacer de manera virtual.  Una de las formas de realizar la firma de contratos de arrendamientos es por medios electrónicos.  Sin embargo, muchas veces nos encontramos frente a interrogantes como los de ¿si un contrato bajo esas circunstancias es válido?, ¿si un juez lo va reconocer?, ¿si cualquier contrato por medios virtuales es válido? etc. Para resolver estas inquietudes y evitar futuras decepciones al momento de utilizar este mecanismo, en Central le contamos, en qué consiste, requisitos, efectos y recomendaciones.

¿Qué es?

La firma electrónica es un método de identificación respecto de un mensaje de datos. Ello incluye toda información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares. Por ejemplo, mensajes de correo electrónico, SMS o los mensajes que enviamos por WhatsApp.

Ahora bien, una firma bajo estos supuestos solo debe ser aceptada cuando a través de herramientas tecnológicas se pueda identificar a la persona que expresa su consentimiento y la integridad del texto o mensaje enviado.

Función

Su función principal es la de identificar a la persona que envía el mensaje y vincularlo con el contenido del mismo, por eso no necesariamente se debe contar con la firma manuscrita.      

Requisitos

Para que sea válida en instancias judiciales, la firma electrónica debe ser en primer lugar auténtica, pues debe garantizar la identidad de la persona que envía el mensaje. En segundo lugar, la información debe permanecer íntegra, es decir, completa, sin modificaciones para que posteriormente pueda ser utilizada y consultada. Además, debe ser confidencial, lo que significa que sólo puede ser consultada por su emisor (quien envía) y su receptor (quien recibe); y por último debe tener garantía de no repudio, que se traduce en que la información contenida en el mensaje de datos no puede ser negada, ni desconocida por quien la recibe o quien la emite.

¿Cómo se hace?

La firma electrónica se realiza en el momento en que se emite un mensaje de aceptación por cualquier medio electrónico frente a una propuesta u oferta, y la otra persona recibe esa aceptación en ambos casos utilizando diferentes medios de autenticación como, por ejemplo; preguntas reto, reconocimiento facial o de voz.

¿Qué efectos tiene?

Este tipo de firma tiene los mismos efectos que una realizada a mano, es decir vincula a las personas con el contenido de los documentos que aceptan a través de este medio.

Normatividad

Ley 527 de 1999; Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico, de las firmas digitales y de las firmas electrónicas. Y Decreto 2364 de 2012: Por medio del cual se reglamenta el artículo 7 de la ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones. Artículos 1 (numeral 3), 3, 4, 5 y 8.

Recomendaciones

Para asegurar la confiabilidad de la firma, se recomienda realizar el trámite de firma electrónica a través de Central de Arrendamientos el cual cuenta con un aliado especializado en trámites de firma electrónica, con plena validez jurídica y lo mejor de todo con la aceptación de la aseguradora para garantizar estos contratos.

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