01 Septiembre 2026 Por Fabián Zabala Vega Gerente Legal-Central de Arrendamientos
Cambiar la portería, instalar cámaras o ingresar con el rostro también implica decidir cómo se protegerá la información de quienes viven allí.
Cuando la vigilancia representa una parte importante de la cuota de administración, buscar alternativas para optimizar ese gasto es comprensible. Las porterías remotas y los sistemas electrónicos de ingreso pueden formar parte de esa solución.
Pero antes de contratar, conviene mirar algo más que el precio: qué datos recogerá el sistema, quién los guardará y cómo se protegerán.
Estas recomendaciones pueden ayudar a administradores, consejos y copropietarios a tomar una decisión informada.
1. Pregunten qué van a instalar
Aunque a veces se agrupa todo bajo el nombre de “videovigilancia”, no es lo mismo instalar cámaras que incorporar lectores de huella o reconocimiento facial.
Pidan al proveedor una explicación sencilla: ¿solo se grabarán imágenes?, ¿se reconocerán rostros?, ¿se registrarán horarios y visitantes?, ¿habrá audio?
La recomendación es recoger únicamente la información necesaria. Que un equipo tenga muchas funciones no significa que deban activarse todas.
2. Informen a los residentes antes del cambio
Expliquen cómo funcionará el sistema, qué información solicitará y para qué se utilizará. Una reunión breve, un correo claro y avisos visibles pueden facilitar la transición.
También revisen la política de tratamiento de datos de la copropiedad: debe corresponder al sistema que realmente se utilizará, estar disponible y explicar los derechos de las personas y cómo ejercerlos.
Informar sobre la instalación y obtener la autorización que corresponda son asuntos distintos.
3. Si habrá huella o reconocimiento facial, ofrezcan otra opción
Los datos biométricos requieren especial cuidado. Para utilizarlos en estos controles de ingreso se necesita autorización expresa e informada, y el residente debe poder elegir una alternativa sin biometría.
Puede ser una tarjeta, una llave, un código u otro mecanismo adecuado. La decisión de la asamblea de instalar el sistema no reemplaza la autorización individual.
La SIC ha reiterado esta protección al ordenar a una copropiedad habilitar alternativas al reconocimiento facial. Pronunciamiento sobre la Resolución 52185 de 2025.
4. Averigüen quién guarda la información
No den por hecho que los registros quedan dentro del edificio. Pueden estar en un equipo de la copropiedad, en servidores del proveedor o en una plataforma en la nube.
Antes de contratar, pregunten:
* ¿Dónde se almacenarán las imágenes y los registros?
* ¿Qué personas o empresas podrán consultarlos?
* ¿Durante cuánto tiempo se conservarán?
* ¿Qué ocurrirá con ellos si cambiamos de proveedor?
La copropiedad debe conocer estas respuestas. Encargar el servicio a un tercero no elimina sus obligaciones frente a los residentes.
5. Revisen el contrato, no solo la cotización
Además del mantenimiento y la atención de fallas, recomendamos dejar por escrito las reglas para manejar los datos.
El acuerdo debe delimitar las actividades del proveedor y sus obligaciones de seguridad y confidencialidad. Conviene precisar también cómo comunicará un incidente y qué hará con la información al terminar el servicio. Decreto 1074 de 2015: contratos de transmisión de datos.
Pidan medidas concretas: usuarios individuales, permisos limitados, registro de accesos y un procedimiento para devolver o eliminar la información cuando corresponda.
Una pregunta útil es: si mañana termina el contrato, ¿quién conservará copias y quién dejará de tener acceso?
6. Pongan reglas sencillas para las cámaras
Revisen qué necesita observar cada cámara y eviten captar innecesariamente el interior de las viviendas u otros espacios íntimos.
Definan quién puede ver o entregar grabaciones y por cuánto tiempo se conservarán. Como regla de cuidado, eviten compartirlas informalmente en grupos de WhatsApp.
Los avisos ayudan a informar, pero no resuelven por sí solos todas las obligaciones de protección de datos. Tampoco debe confundirse una cámara convencional con un sistema que identifica rostros.
7. Presten especial atención a los menores
Si el sistema recoge información de niños o adolescentes, revisen su necesidad y las condiciones especiales de protección.
Cuando proceda ese tratamiento, debe intervenir su representante legal y considerarse la opinión del menor según su madurez. No basta con incluir a toda la familia en una autorización genérica. Reglas de protección de menores del Decreto 1377 de 2013.
8. Dejen un contacto claro para resolver dudas
El residente debería saber a quién acudir para conocer qué datos se conservan, pedir una corrección o solicitar su eliminación cuando proceda.
La administración debe coordinar estas respuestas, sin enviar a la persona de una empresa a otra. También recomendamos revisar periódicamente los permisos de acceso, especialmente cuando cambien el administrador, el personal o el proveedor.
Modernizar también es cuidar
Si el edificio ya cuenta con estos sistemas, estas recomendaciones sirven como una lista de revisión: conocer lo instalado, identificar quién maneja los datos y corregir lo que haga falta.
En Central de Arrendamientos promovemos una modernización acompañada de información clara y decisiones responsables.
La seguridad del edificio también incluye cuidar la información de quienes lo habitan.
