Los administradores de un conjunto residencial deben velar para que a la información suministrada por los copropietarios, se les de un tratamiento adecuado..
En los conjuntos residenciales o centros empresariales que se encuentren sometidos al régimen voluntario de propiedad horizontal se recolectan varios datos personales de los residentes, empleados, visitantes, proveedores y contratistas, que al ser usados por el administrador o la asamblea de copropietarios deben cumplir con lo establecido por la ley de protección de datos personales (Ley 1581 de 2012) y demás normas que la modifiquen o complementen.
Para comprender que datos maneja una copropiedad es importante definir, que es un dato personal, es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona determinada, como su nombre o número de identificación o que puedan hacerla determinable, como sus rasgos físicos. Existen datos de carácter privado, semiprivado, público y/o sensible.
¿Qué datos maneja una copropiedad?
- Relación de residentes.
- Registro de visitantes.
- Sistemas de videovigilancia.
- Relación de vehículos.
- Huella digital (dato biométrico).
- Imágenes fotográficas.
- Hoja de vida de trabajadores.
Para el manejo de todos los datos anteriormente descritos, el administrador deberá contar con una autorización expresa en donde se conozca la finalidad, responsable o encargado de esos datos, derechos que se tienen y las medidas de protección sobre estos.
¿Qué derechos tienen los titulares de estos datos?
Los derechos de los titulares de estos datos como por ejemplo el de un residente de una copropiedad serian: el derecho a conocer que datos están registrados en la copropiedad, a actualizar los datos que no correspondan, a rectificar información que no corresponda a la realidad y a revocar la autorización para el tratamiento de su información cuando corresponda.
¿Cuál es el órgano de control que vela por el cumplimiento de la protección de los datos personales?
El órgano de inspección control y vigilancia es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
¿La Superintendencia creó un registro nacional de bases de datos, la copropiedad debe registrar esta base de datos?
La SIC hizo un registro público para depositar las bases de datos administradas por personas naturales y jurídicas, lo que dio a entender que las copropiedades eran obligadas a este registro.
Actualmente, las bases de datos de las copropiedades no deben ser registradas, lo que no quiere decir que las copropiedades no deban cumplir con la ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias las cuales son de obligatorio cumplimiento, indica Fabián Zabala, director jurídico de Central de Arrendamientos.
¿Con qué debe contar una copropiedad para una correcta aplicación de la ley?
Lo mínimo que debe hacer una copropiedad para dar cumplimiento a lo establecido en la ley, evitar sanciones económicas y crear confianza entre los residentes de una copropiedad, es lo siguiente:
1. Un inventario de las bases de datos de la copropiedad y mecanismos de control de las que no están en su poder.
2. Autorización de los residentes.
3. Manual de políticas y procedimientos de protección de datos.
4. Mecanismos de seguridad de la información.
5. Un responsable de protección de datos.
6. Avisos de privacidad.
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